Tu cotización volvió con el precio confirmado y el botón verde ya está esperando, así que lo único que separa tu cotización de una importación real son los documentos para importar. Los primeros te los manda tu proveedor y son específicos para cada importación, y los tuyos o de tu empresa se cargan una sola vez dentro de la plataforma. Y conviene moverse, porque esa tarifa confirmada tiene su fecha de vencimiento escrita. Si quieres revisar a detalle el proceso que viene antes de este paso, está en la guía de cómo cotizar tu importación en 30 segundos.
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Los 4 pasos, de un vistazo
- Pídele a tu proveedor la factura comercial y la lista de empaque, más sus datos como shipper.
- Carga tus documentos de consignatario, una sola vez, en Configuración.
- Sube los documentos desde tu propia cotización.
- Aprieta el botón verde e inicia la operación.
Lo resuelves en pocos minutos, y el punto 2 lo haces una sola vez.
Paso 1. ¿Qué documentos para importar le pido a mi proveedor?
Son dos, y tu proveedor debe enviártelos en PDF obligatoriamente:
- Factura comercial. Declara qué compraste, a quién, en qué condiciones y por cuánto.
- Lista de empaque. Dice cuántos bultos son, cuánto pesan y cuánto miden. De ahí salen el peso y el volumen con los que cotizaste.
Con esos dos aprietas el botón. Hay otros dos que aplican solo en casos puntuales:
- MSDS, si tu carga es IMO, es decir mercancía peligrosa. Es la hoja de seguridad del producto y la emite el fabricante.
- Certificado de origen, solo si vas a pedir una excepción arancelaria por un acuerdo comercial. Es el papel que te la habilita ante el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.
Qué tiene que traer cada uno
Revisar que los datos estén completos es tu trabajo más importante en este paso.
La factura comercial: nombre de empresa, dirección, teléfono y correo del shipper; los mismos datos tuyos más el RUC o NIT; descripción del producto, cantidades, precio unitario y total, moneda, Incoterm acordado, número de factura y el sello comercial del shipper.
La lista de empaque: cantidad de bultos, tipo de embalaje, peso neto y bruto, dimensiones y volumen total en metros cúbicos. También número de documento y los mismos datos de shipper y consignatario.
Y las dos tienen que coincidir. Si la factura declara 300 unidades y la lista de empaque muestra 280, el equipo lo detecta en la revisión y te lo pide corregido antes de embarcar. Mucho mejor que descubrirlo cuando la carga ya está en destino y quien te lo hace saber es la aduana con otro nombre y quizá con una multa adicional.
RECUERDA: pide la lista de empaque definitiva, no la preliminar. El volumen real es el que manda sobre la tarifa.
Los datos del shipper, tu proveedor
La plataforma también necesita saber quién embarca. Son cuatro datos que ya tienes en el chat con tu proveedor:
- Nombre y apellido
- Teléfono
- Correo electrónico
- Dirección exacta de recogida, únicamente si tu carga es EXW
Con FOB tu proveedor entrega en el puerto y no hace falta dirección. Con EXW alguien tiene que ir a buscar la carga a la fábrica, y ahí la dirección tiene que ser exacta, no la ciudad, no la provincia.
Estos datos son los que después aparecen en el BL.
Paso 2. Tus documentos para importar como consignatario se cargan una sola vez
En Configuración → Tu Información, todo en PDF:
- RUC
- Cédula
- Papeleta de votación
- Tus datos de Ecuapass (Ecuador)
Quedan guardados en tu cuenta y solo los actualizas cuando tus datos cambien. Son los documentos con los que la aduana sabe que el importador eres tú, una importación no se declara a nombre de la plataforma, se declara a tu nombre o al de tu empresa.
Paso 3. Dónde se suben y en qué formato
Los documentos de la carga se suben desde la misma cotización, no por correo.
En la pantalla de tu cotización hay una sección de Documentos con un desplegable para elegir el tipo: factura comercial, lista de empaque, MSDS, certificado de origen u otro. Abajo, la bandeja de Documentos subidos te confirma de un vistazo que no falta ninguno.
Solo acepta PDF o Excel (.pdf, .xlsx, .xls). Si tu proveedor te manda la factura como foto o como imagen de chat, pídesela en PDF: la aduana no acepta capturas de pantalla.
Una vez subidos, la IA los revisa y el equipo de operaciones supervisa. Normalmente toma un día. Alguien verifica que los datos cuadren entre la factura, la lista de empaque y lo que declaraste al cotizar. Si algo no cuadra, te lo dicen y lo corriges con la carga todavía en origen y sin costo.
Paso 4. El botón verde, donde tu cotización se vuelve operación
Cuando la cotización vuelve revisada, arriba a la derecha aparece un botón verde saltarín: Aceptar cotización e iniciar operación.
Ese clic convierte tu cotización en un embarque. Tu carga pasa a Mis Operaciones y empieza el seguimiento: llegada a bodega en origen con registro fotográfico, booking con fecha de zarpe y de llegada, confirmación de zarpe, puntos de navegación en tránsito, arribo, nacionalización y transporte en destino.
Por eso conviene tener los documentos para importar listos antes de llegar aquí. El que ya tiene la factura comercial y la lista de empaque en la mano aprieta el botón el mismo día. El que las pide recién cuando ve el botón verde pierde los días que su proveedor demore en contestar, y esos días corren contra la validez de su tarifa.
Por qué tu carga avanza mientras duermes
China está 13 horas adelante de Ecuador, Colombia, Perú. y 12 y 11 horas por delante del resto de Suramérica. Tu domingo en la noche es lunes en la mañana en China, y cuando tú cierras el día, en la fábrica china ya están empezando el siguiente día.
Tu escribes el lunes a primera hora, y en China lo leen el martes, el viernes es peor, porque la jornada china del viernes termina a las 05H00 de tu madrugada, así que lo que mandes ese día se atiende recién el lunes.
Con los documentos cargados en la plataforma, ese tiempo muerto deja de existir. Subes la factura y la lista de empaque, el equipo las supervisa y aprueba en su horario, y tú ves el avance al abrir la app, no cuando alguien te contesta un correo. Por eso los documentos para importar cargados a tiempo, te significan días y semanas que ganas versus tu competencia que no usa Importa App.
Si quieres entender cómo el calendario de la naviera usa esos días, lo desarrollamos en roleo, demoraje y almacenaje.
Consejo Importa App
Los documentos para importar son el inicio. Negocia con tu proveedor, pídele factura comercial y lista de empaque definitiva en PDF, cotiza tu importación, sube los documentos y confirma el precio, apenas regrese la tarifa con precio confirmado, aprieta el botón verde.
Y hazlo con tus papeles de consignatario ya cargados. Son los minutos mejor invertidos de toda tu operación, porque la haces una vez y te sirve para todas las importaciones que vengan después.
Si todavía no tienes dónde cargarlos, empieza por abrir tu cuenta en Importa App, que es gratis. Y cuando tengas el flete aprobado, calcula el precio final con la guía de cómo calcular el costo total de una importación.
Este consejo te doy, porque San Diego el experto soy 😄
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Preguntas frecuentes
¿Qué documentos para importar son obligatorios para iniciar la operación?
Factura comercial y lista de empaque. Si tu carga es IMO se suma el MSDS, y el Certificado de Origen solo si vas a pedir una excepción arancelaria. Los datos de tu proveedor y tus documentos como consignatario.
¿En qué formato se suben?
Solo PDF o Excel. Si tu proveedor te manda la factura como foto o como imagen de chat, pídesela en PDF antes de subirla.
¿Tengo que subir mis documentos en cada importación?
No. El RUC, la cédula, la papeleta de votación y tus datos de Ecuapass se cargan una sola vez en Configuración, en la sección Tu Información, y quedan guardados en tu cuenta para todas tus operaciones.
¿Cuánto demora la revisión de los documentos?
Normalmente un día. Primero lo hace la IA y luego supervisa el equipo de operaciones, que verifica que los datos cuadren entre la factura, la lista de empaque y lo que declaraste al cotizar.
¿Qué datos de mi proveedor necesito?
Nombre, Apellido, teléfono, selecciona el país de origen y correo electrónico. Si tu compra es EXW, además la dirección exacta de recogida en fábrica, porque alguien tiene que ir a buscar la carga.
¿Puede variar la tarifa de la cotización, si mi proveedor se demora en entregar mi producto?
Si, la tarifa se actualiza con la fecha de zarpe, recuerda que la cotización tiene un tiempo de validez, transcurrido ese tiempo se debe actualizar la misma. Lo mismo ocurre con las variaciones de peso y volumen de la carga, si cotizaste 5 cbm´s y en bodega en origen la tarifa se actualiza al alza.
